Står utleiebedriften din ovenfor en digitaliseringskrise?

Digitale løsninger har kommet for å bli. Finn ut hvordan dere kan løse flokene rundt digitalisering til det beste for deg og deres bedrift.

‍

Hva betyr digitalisering?

I følge Store Norske Leksikon så er digitalisering det å legge til rette for generering av digital informasjon samt håndtering og utnyttelse av informasjonen ved hjelp av informasjonsteknologi.

I praksis så betyr dette at man går fra penn og papir og over til digitale løsninger. I denne kontekst drar vi det dog videre, og legger til automatisering. På den måten definerer vi internt digitalisering som det å gå fra telefonsamtaler over til nettbestilling og gå fra kronglete eller utdaterte systemer som eksempelvis Excel, og over til moderne systemer som bidrar med mer enn bare en enkel oversikt.

Flokene som oppstår

Uavhengig av hvilke systemer man går over til, så kan det være mye å sette seg inn i. I hvertfall hvis det hele skal foregå samtidig. De aller fleste utleiere benytter seg av digitale systemer i dag, enten det er Excel eller andre programmer. I prosessen med å velge ut det eller de systemene som er best egnet for dere, så kan det være mye å lære seg. Derfor har vi laget en liten oversikt på hvordan vi mener dere bør gå frem.

Steg 1 - Finne ut hvilke system som passer

I denne prosessen er det viktig både å kartlegge hvilke behov dere har nå, men også hvilke behov dere kommer til å få fremover. Et lite tips er å velge systemer som hjelper dere å vokse, og som kan vokse med dere. Det kan være kostbart i både tid og penger å bytte systemer ofte, og spesielt fordi det kan gå med en god del tid til opplæring. For å sørge for at dere velger det systemet som passer best til deres behov, så har vi laget en liste. Legg gjerne til punkter selv også, men denne kan benyttes som et utgangspunkt:

• Hva skjer hvis dere ansetter flere?
• Er det mulighet for tilstrekkelig med produktkategorier?
• Er det noen begrensninger på type produkter, kategorier eller annet?
• Hvordan er det tilrettelagt for elektriske maskiner?
• Kan det bidra til at dere får flere kunder og/eller økt omsetning?
• Er det tilpasset for en digital fremtid?
• Hva skjer hvis omsetningen deres går ned, må dere kvitte dere med systemet?
• Snakker det med de andre programmene dere bruker?
• Hvor ofte blir systemet oppdatert? Når ble det oppdatert sist? Hva ble gjort i siste oppdatering?

Steg 2 - Komme i gang med nytt system

Når dere har valgt et system og skal begynne å komme i gang, så er det noen punkter som burde være på plass. For det første bør dere sørge for at dere får grundig opplæring i alle systemets kriker og kroker, og hvis nødvendig, at dere får det tilpasset til deres behov med en gang. Man kan fort gå i den fella og tenke "dette fikser vi senere", men da blir det sjeldent gjort, og utleiebedriften går glipp av viktig funksjonalitet.

For det andre så bør dere som et minimum også kreve å kontraktfeste minst 14 dagers mulighet for oppsigelse. Dette for at dere kan teste om systemet er som forespeilet, og at det takler deres hverdag, trykk og bruk. Et grundig arbeid som dette kaller man på IT-språk for user acceptance testing.

For det tredje så bør dere, hvis det ikke er inkludert i prisen, forhandle slik at dere enten får inkludert eller redusert pris på integrasjoner mot de andre programmene dere bruker. På denne måten er alt klart til bruk.

Steg 3 - Foreslå endringer

Etterhvert som dere har brukt systemet en god stund, så legger dere merke til ting dere skulle ønske var i systemet, eller andre ting som dere føler mangler eller eventuelt kunne bidratt til en mer effektiv hverdag for dere. Dette må dere kontakte programvareleverandøren om. Grunnen til dette er at det kan være funksjonalitet som ikke har blitt gjennomgått godt nok, men som allerede ligger i systemet. Og hvis det ikke er laget slik dere ønsker, så kan det å informere leverandøren sørge for at dette blir rullet ut sammen med de kommende oppdateringene av systemet.

Hvis du likte det du leste, så legg gjerne inn epostadressen din øverst på https://leasi.no/artikler, så får du mail neste gang vi publiserer noe. Har du tilbakemeldinger eller annet? Nøl ikke med å ta kontakt med oss på hei@leasi.no. Vi er alltid på utkikk etter gode samarbeidspartnere eller pilotkunder, så nøl ikke med å ta kontakt for en hyggelig prat.